Viagens em grupo: dicas para organizar uma excursão de sucesso

Há cada vez mais pessoas interessadas em empreender e ter o próprio negócio. Investir no mercado de turismo pode ser uma ótima oportunidade. Organizar uma excursão pode ser um bom começo, mas não é uma tarefa fácil, pois exige um grande planejamento para que tudo saia da melhor forma e aumente as chances de sucesso.

Embora muitas pessoas sejam mais independentes e não dispensem a liberdade de viajar por conta própria,
outras preferem a comodidade de não ter nenhuma preocupação, como organizar um roteiro, reservar hospedagens e resolver diversas burocracias de uma viagem.

Andreza Teixeira, fundadora da agência Fui Lá e Vou, que organiza excursões há 7 anos, dá algumas dicas para quem deseja planejar uma excursão bem sucedida.

Escolha o destino

É importante começar os preparativos com o máximo de antecedência. Para escolher o melhor destino, pense em qual público-alvo deseja atingir e então defina se será um roteiro voltado para turismo de aventura
, religioso
, praiano, voltado para lugares românticos
ou históricos.

O passeio também pode ser feito para lugares fechados, como clubes, resorts
ou hotéis fazenda, o que tende a atrair uma variedade maior de pessoas.

Uma vez escolhido o destino, pesquise quais são os principais atrativos, pontos turísticos, restaurantes, hospedagens, entre outros, algo que será essencial para estipular um orçamento. Caso já tenha um grupo definido, Andreza indica que seja feita uma pesquisa em formato de enquete, definindo qual será o próximo destino escolhido.

Monte um bom roteiro

Um roteiro organizado é fundamental para uma excursão de sucesso. É preciso pensar no tempo entre um passeio e outro, para evitar atrasos e garantir um serviço eficiente.

Caso seja necessário reservar hotéis, o ideal é começar a pesquisa com meses de antecedência, para negociar melhores preços e possíveis descontos por se tratar de uma viagem em grupo.

Vale lembrar que o valor para fechar uma excursão pode variar muito conforme a época do ano, períodos de baixa temporada costumam ter valores muito mais acessíveis, como uma viagem a Campos do Jordão no verão,
por exemplo.

Contrate uma empresa de transporte

Quem organiza uma excursão precisa oferecer um transporte de qualidade. Antes de fechar o serviço, pesquise por diferentes empresas e verifique o que cada uma oferece.

Uma boa forma de avaliar é checando a reputação das empresas nas redes sociais e Google, a opinião dos usuários, responsabilidade da empresa, condições de segurança, problemas na justiça, planejamento contra imprevistos, entre outros.

Uma vez em negociação, solicite detalhes sobre a documentação e revisão dos veículos, conforto dos transportes, formas de pagamento e propostas pela empresa. Tenha muita atenção antes de assinar um contrato.

“Eu seleciono ao menos três agências e a que me oferecer maior suporte, um atendimento cordial e que tenha agilidade em retornar, eu fecho o serviço”, afirma Andreza.

Cuidado com a segurança

Além do transporte, lembre-se que a segurança é um dos quesitos que mais contam quando alguém busca comprar uma excursão. Pessoas com mais idade ou que viajam com filhos menores dão preferência por destinos mais tranquilos.

Vale também a contratação de um guia de turismo com experiência, para passar informações sobre o local visitado – especialmente em cidades históricas, um guia é indispensável.

Questões burocráticas e valores cobrados

Quando uma pessoa opta por viajar em uma excursão, ela quer apenas aproveitar o passeio, sem se preocupar com nada. Então, antes de oferecer um pacote de viagens, o organizador deve checar com atenção todos os detalhes, como as condições de contrato, seguros de viagem e prazos de pagamento. Cada detalhe deve ser pesquisado antes de iniciar a venda para os viajantes.

Monte uma planilha para deixar todos os gastos organizados, desde a contratação da empresa de transporte, possíveis pedágios pelo caminho, custos com hospedagem, alimentação, divulgação e uma reserva para imprevistos. Quanto maior for o detalhamento de todo o processo, menores as chances de haver transtornos que podem estragar a experiência.

Andreza ressalta que, entre os custos da viagem, também estão brindes para os passageiros, alimentação durante a viagem e ingressos para atrações.

Saber todos os custos que se terá com uma viagem é importante para definir o valor que será cobrado. Oferecer um preço baixo ajuda a atrair clientes, mas o menor preço não significa um melhor serviço.

Para definir um bom preço, divida o valor total das despesas pelo número de passageiros e acrescente uma margem de lucro. Para evitar confusão, o ideal é ter uma conta bancária exclusiva pra monitorar todo o orçamento da viagem.

Venda a sua excursão

Não adianta organizar cada detalhe da viagem se não conseguir vender. A venda de uma excursão também não é uma tarefa fácil, especialmente para quem está começando.

Fazer uma boa divulgação é tão importante quanto o roteiro para a viagem. Prepare um post para as redes sociais com fotos do destino e todos os detalhes do passeio, como atrações, tempo de viagem e permanência, tudo muito bem detalhado. Uma boa estratégia de marketing e uma boa identidade visual para o anúncio fazem toda a diferença.

Mostrar profissionalismo ajuda a despertar o interesse dos viajantes – lembre-se de direcionar o anúncio para o público que deseja atingir.

Use as redes sociais a seu favor, produza um conteúdo com linguagem clara e objetiva para se comunicar com os possíveis viajantes e manter o engajamento. Considere contratar um profissional e impulsionar postagens para garantir um maior alcance.

Tenha um contato no WhatsApp para acertar todos os detalhes com os compradores e crie grupos para manter o contato com os clientes durante a viagem.

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