Em mais um grande passo rumo a implantação de ferramentas modernas de gestão, a Agência Estadual de Regulação (AGEMS) está digitalizando e padronizando seus processos. Com isso, a criação de normas, as ações de fiscalização, as aquisições e tudo o que for produzido terá procedimento bem definido e realizado em sistema digital, desde seu ponto inicial até a etapa de finalização.

Após dois anos de trabalho conjunto com todas as áreas para desenhar detalhadamente cada procedimento, a Assessoria de Estratégia, Planejamento e Resultados promoveu hoje (5) a 1ª Oficina de Virtualização de Processos. O foco inicial é a área da Regulação, voltada para elaboração de normas, que é um dos principais processos finalísticos de uma agência reguladora.

O diretor-presidente da Agência, Carlos Alberto de Assis, abriu o evento de treinamento da equipe reforçando o compromisso com a implementação de ferramentas digitais, para ter uma regulação ágil e moderna.

“Chegamos na AGEMS com a meta de fazer uma agência digital. Estamos avançando, entregando os resultados já a partir de hoje, e pensando lá na frente. É um caminho sem volta”, garante.

Inovação de ponta a ponta

A revisão dos procedimentos com foco na virtualização está alinhada com as inovações que a AGEMS vem produzindo.  Assim como a disponibilidade de novas ferramentas para o usuário na Ouvidoria, o aplicativo MS TRIP, os paineis informativos de viagens em rodoviárias e os projetos educativos que mobilizam crianças e jovens, os processos internos passam por essa reformulação que traz agilidade e modernidade às entregas.

“Foram dois anos de trabalho intenso liderado pela equipe da Assessoria de Planejamento, e com a dedicação de todas as Diretorias, que resultam agora nessa primeira etapa concreta de uma AGEMS digital”, destaca a diretora de Inovação, Rejane Monteiro.

Saneamento básico, transporte de passageiros, rodovias, gás, energia, além das áreas transversais como comunicação e administração e finanças são setores que gradativamente passarão pela virtualização de seus processos. A etapa da Regulação é o primeiro passo.

“Estamos buscando simplificar ao máximo o procedimento de elaboração das Notas Técnicas, das Portarias, de tudo aquilo que vai resultar lá na frente em uma publicação final, que impacta diretamente no serviço regulado”, conta a assessora Hosilene Lubacheski, que coordenou a oficina onde representantes das diferentes áreas se debruçaram sobre o passo a passo dos processos.

“Simplificando os procedimentos, nós conseguimos com que servidores trabalhem de forma mais ágil, mais eficiente e padronizada, entendendo melhor quais pontos precisam implementar. Isso é muito importante para conseguir digitalizar todo o processo e entregar de maneira mais rápida a regulação lá na ponta para o cidadão”, completa Hosilene.

Com a padronização definida, a AGEMS poderá em seguida implantar o sistema eletrônico onde a gestão de processos acontecerá de maneira eficiente, eliminando gargalos e redundâncias, com otimização e redução de custos operacionais.