Em um mercado de megafestivais, a experiência do público é definida por uma complexa engenharia operacional que acontece longe dos palcos.

Para o festival de música eletrônica Mochakk Calling, a empresa brasileira NS Operações, com um portfólio que inclui a gestão de acesso e equipes de eventos como Rock in Rio, The Town e Lollapalooza, aplica sua expertise para gerenciar uma equipe de cerca de 80 profissionais dedicados a garantir a funcionalidade da jornada de cada participante.

A metodologia, aprimorada ao longo de dezenas de eventos de grande porte, foca na otimização de processos críticos para assegurar uma experiência fluida e segura.

A entrada de um festival como o Mochakk Calling é o primeiro e mais sensível ponto de contato. A operação é desenhada para processar um fluxo intenso de pessoas sem gerar longas filas. Em eventos dessa escala, os portões podem receber milhares de participantes por hora, exigindo um sistema robusto de validação de ingressos e checagem de documentos, como os de meia-entrada.

“A experiência que acumulamos em operações de escala massiva nos ensinou que a percepção de organização é formada nos primeiros dez minutos”, afirma Raquel Boletti, CEO da NS Operações. “Por isso, não há espaço para improviso. As equipes são treinadas para serem ágeis, os supervisores são posicionados em pontos estratégicos para resolver exceções instantaneamente, e toda a tecnologia de leitura de ingressos tem um plano de contingência. O objetivo é a fluidez contínua.”

Com base nas práticas desenvolvidas nos maiores festivais do país, a operação de acessibilidade para Pessoas com Deficiência(PCD) é tratada como um serviço ativo e essencial. A estrutura conta com uma equipe dedicada de guias de inclusão, responsáveis por um acolhimento individualizado que vai além da estrutura física obrigatória.

“Em um evento como o The Town ou o Rock in Rio, aprendemos que a verdadeira inclusão é oferecer autonomia”, explica Boletti. “Não basta ter a rampa; é preciso ter alguém para informar sobre o melhor caminho, perguntar sobre a preferência da pessoa e garantir que ela tenha o suporte necessário para circular com liberdade e segurança. Trazemos essa mesma filosofia para o Mochakk Calling, adaptando a escala, mas nunca o princípio.”

Nos bastidores, a eficiência é igualmente crucial. A equipe de credenciamento chega a processar mais de 5.000 credenciais de staff, imprensa e convidados em um único final de semana de festival, exigindo um sistema de checagem e entrega que funciona sem erros e com agilidade máxima.

Paralelamente, a frente de impacto social lida com a logística dos alimentos arrecadados. Em grandes edições, o volume pode superar 10 toneladas, que precisam ser triadas, organizadas e armazenadas em tempo real, seguindo rigorosos protocolos da Anvisa para garantir a segurança alimentar.

“Gerenciar a operação de um festival é ter uma dupla responsabilidade: com a experiência de quem pagou o ingresso e com o legado que o evento deixa para a cidade”, ressalta Raquel Boletti. “A mesma seriedade que aplicamos ao controle de acesso, aplicamos à triagem de uma doação.”

O centro de tudo é uma equipe de coordenação que monitora todas as frentes de trabalho simultaneamente. Através de um sistema de comunicação integrado, esses profissionais atuam como o “sistema nervoso” do evento, capazes de identificar um gargalo e remanejar equipes em questão de minutos.

“Cada festival tem uma personalidade. A dinâmica do público no Lollapalooza é diferente da do Rock in Rio, e ambas são diferentes da do Mochakk Calling. Nosso trabalho é estudar esse comportamento e desenhar uma operação sob medida” , conclui Boletti. “A complexidade é enorme, mas o nosso indicador de sucesso é universal e muito simples: o público não deve notar a nossa presença. Se a única memória das pessoas for a música e a energia do festival, a nossa engenharia funcionou.”